Dokumentendepot

[jkowalzik]

Hallo!

Wer hat Erfahrung mit "Dokumentendepots unter Linux".
Wäre für einen Tip "nimm xxx, weil...." sehr dankbar, denn viel Zeit für Experimente habe ich nicht.
Gruß
J.

[man-draker]

Was ist für dich ein "Dokumentendepot"?

Meinst du ein Document Management System ?

Wie sieht dein Anforderungsprofil an solch ein System aus?

Was ergibt denn deine Google-Recherche zu dem Thema?

99.9% aller Privatanwender benötigt so etwas nicht.

[jkowalzik]

Hallo!
Vielen Dank im Voraus

Was ist für dich ein "Dokumentendepot"?
Meinst du ein Document Management System ?

Der erste Begriff ist nicht von mir, könnte mit dem zweiten identisch sein, jedenfalls war es eine Forderung im DRK-Präsidium.

Wie sieht dein Anforderungsprofil an solch ein System aus?

Es gibt Sitzungsvorlagen in PDF, Protokolle und Mitteilungen. Statt zu blättern in dicken L-Ordnern, will man mittels Stichwort-Indizierung bestimmte Aufzeichnungen wiederfinden.
Was ergibt denn deine Google-Recherche zu dem Thema?
Da habe ich mal eine Übersicht gesehen und dass die Auswahl gross ist: https://www.linuxlinks.com/documentmanagementsystems/ Es gibt kostenpflichtige Lösungen https://www.logicaldoc.com/de/ fürchten müsste ich mich nicht, denn hier wie da soll ja Geld verdient werden.
Dann OpenSource, http://www.linux-magazin.de/ausgaben/2017/06/bitparade/ "Dokumentenmanagement fürs Kleinbüro", ist jetzt die Frage ob diese Lösungen nur mager und abgespeckt sind. Wenn ich dann so etwas lese:

Im Test erwies sich die Software jedoch als extrem störrisch: So fehlen für Kleinbüros und weniger versierte Admins brauchbare Installationsroutinen, auch gibt es keine aktuelle Dokumentation. Vielmehr muss der Admin die benötigten Pakete (unter anderem einen Tomcat-Applikationsserver, eine MySQL-Datenbank und Anwendungen wie Imagemagick oder Ghostscript) alle einzeln und gesondert manuell installieren. Dann muss er teils komplexe Konfigurationsdateien händisch anpassen.

Keine Doku, einzeln und gesondert, KO Kritierien, wenn man mit so etwas kurz und schmerzlos benutzen und Geld verdienen will.
Sowas ist natürlich schön:

Eingelesene oder eingescannte Dokumente indiziert die Software dabei anhand interner Algorithmen automatisch.

99.9% aller Privatanwender benötigt so etwas nicht.

In der Funktion bin ich kein Privatanwender. die EDV ist so, dass beliebige virtuelle Server aufgesetzt werden könnten.
Gruß
J.

[man-draker]

Der erste Begriff ist nicht von mir, könnte mit dem zweiten identisch sein, jedenfalls war es eine Forderung im DRK-Präsidium.

Dann sollen die auch die Anforderungen definieren und ein zentrales System zur Verfügung stellen.
Heute so etwas noch lokal - möglichst auch noch überall mit verschiedenen Lösungen - zu beginnen, ist zu rückwärts gewandt.

[jkowalzik]

Hallo!
Ich muss da was klarstellen:

........ jedenfalls war es eine Forderung im DRK-Präsidium.

Dann sollen die auch die Anforderungen definieren und ein zentrales System zur Verfügung stellen.

Das Präsidium, das sind wir, icl. eienermeiner
Also: "was will ich?" -- Ein Archiv, das durchsuchbar ist. So im Kopf habe ich da auch den Wunsch, dass nicht nur Schlagworte die für Frau X und Herrn Y, die man mit der Betreuung beauftragt hat, indiziert werden, sondern auch sowas wi KI, die auf Grund von Häufigkeit etc. auch das eine oder andere markiert.

Heute so etwas noch lokal - möglichst auch noch überall mit verschiedenen Lösungen - zu beginnen, ist zu rückwärts gewandt.

Gezwungenermassen "lokal", denn da soll nur Vorstand und Präsidium rein schauen. Auf der Webseite hat der Baukasten für die Pressemitteilungen sowas implementiert, aber hier soll die "Ablage" übersichtlicher werden.
Der HiOrg-Server (bundesweit) hat eine andere Zielrichtung. Also irgendwann sind Angebote da und dann muss ich Daumen hoch/runter für das eine oder andere entscheiden. Tips willkommen.
Gruß
J.

[Feuervogel]

Hallo jkowalzik,

Statt zu blättern in dicken L-Ordnern, will man mittels Stichwort-Indizierung bestimmte Aufzeichnungen wiederfinden.

hat bei Euch einer die Mär vom papierlosen Büro ins Spiel gebracht?

Die praktische Erfahrung lehrt des öfteren, dass Inhalte digitaler Archive, Dokumentenverwaltungssysteme und ähnliches, eher zu mehr Papier als zu weniger führen. Meiner Meinung nach sollten kleine Vereine da tunlichst die Finger davon lassen.
Zumal ein wichtiger Nebeneffekt solche positiven Nutzeffekte ins Gegenteil verkehrt, weil einer zuständig für die Administrieren ist, auf den sich meist alle anderen verlassen. Fortbildung für andere in der Administration solcher Systeme und (Ein-)Pflege der Inhalte selten gewährleistet ist.

Nach Abkühlung der allgemeinen Euphorie wird dann wieder reumütig zum L-Ordner zurückgekehrt.

Viel Vergnügen, ob OSS oder CSS, ob kostenfrei oder bezahlt. Der Effekt wird der (von Variationen abgesehen) ähnlich wie von mir "befürchtet" sein.

Gruß
Feuervogel

[doktor5000]

Box kannst du dir mal anschauen wenn es nix lokales sein soll: https://www.box.com

[letzter3]

http://www.pro-linux.de/artikel/2/1892/ ... ahren.html

[jkowalzik]

Hallo jkowalzik,
hat bei Euch einer die Mär vom papierlosen Büro ins Spiel gebracht?

Liebe Mageier!
Ja und Nein, bisher war ich so was wie das Dokumentendepot, was in etwa so ablaufen konnte:
"Du, wir haben doch vor 4 Jahren ein neues Stellenprofil für -Haushaltshilfen- beschlossen, Josef hat das immer abgeheftet, aber der ist ja in Rente, sein Büro ausgeräumt worden und keiner weiss wo die Kartons stehen. Hast du nicht zufällig......"
Alles was digitalisiert war und an dem ich entscheidungsmäßig beteiligt war, ist bei mir auf Platte.
Ich halte den Beamten/Verwaltungsangestellten-Dreikampf noch nicht für überflüssig, knicken, lochen und Abheften. Aber seit Kopierer und Laserdrucker hat die Flut an Papier gigantische Ausmasse erreicht..... und damit kommt der Aktenvernichter ins Spiel. Nur das wird dann der 450 Euro-Fachkraft übertragen und die macht, alle Papiere sehen gleich aus, weiß mit schwarzen Buchstaben, vor nichts Halt.

Box kannst du dir mal anschauen wenn es nix lokales sein soll

Ja das sieht gar nicht schlecht aus, etwas was mir noch nicht unter gekommen ist.
@letzter3 brachte den PRO-Linux Artikel ins Spiel.

Seit 2005 gibt es deshalb den Standard PDF/A. Diese spezielle PDF-Variante wurde zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt und stellt das vermutlich aktuell zukunftssicherste Format dar.

Da habe ich mich dann gefragt: "Erzeugt LO diesen PDF-Standard"? Also ich geh mal davon aus, dass sich die "offenen" Programme eher daran halten, als der Gigant aus R..
Gruß
J.

[man-draker]

Seit 2005 gibt es deshalb den Standard PDF/A. Diese spezielle PDF-Variante wurde zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt und stellt das vermutlich aktuell zukunftssicherste Format dar.

Da habe ich mich dann gefragt: "Erzeugt LO diesen PDF-Standard"?

Selbstverständlich tut es das:

Also ich geh mal davon aus, dass sich die "offenen" Programme eher daran halten, als der Gigant aus R..

Da kannst du sicher sein. Die PDF-Ausgabe von MSO ist eine einzige Katastrophe.

[Latte]

Da habe ich mich dann gefragt: "Erzeugt LO diesen PDF-Standard"?

Ich weiss ja nicht, wie lange du an die Dokumente ran musst (in meiner Firma sind es im Minimum 15 Jahre), aber bei LO gibt's eine Checkbox, um im PDF/1-1A zu exportieren... Es gibt ein paar Restriktionen (siehe wikipedia) aber JavaScript und anderer embedded Mist hat im PDF ja eh nix zu suchen

[jkowalzik]

Ich weiss ja nicht, wie lange du an die Dokumente ran musst (in meiner Firma sind es im Minimum 15 Jahre)

Hallo
Ich? Da ist nach 2Jahren Schicht.
Wenn es denn noch so lange geht. Im Moment liegt der Maikäfer auf dem Rücken, Bandscheiben Vorfall. Das Motorrad wurde dieses Jahr nur ca. 60 km bewegt.
"Klappe zu, 🐒 tot."
Gruß
J.